怎么去开会?如何提高会议效率?
发布时间:2021-02-10
文章来源: 网络整理
在日常工作中经常会参加很多会议,尤其部门领导或公司负责人,更希望通过会议上的沟通交流得到问题解决的方法,然而如何提高会议的效率和质量呢?
首先我们要明确的两件事,一是我们为什么要开会,二是在会议里面不同的人所扮演的角色
其实很多时候会议效率低下,主要原因是我们不知道究竟为什么要开会。在办公室坐着坐着突然就被叫去开会了,然后听的稀里糊涂开始犯困,最后布置了一个觉得很头疼的任务就出了会议室了。如果我们能明确到底为什么要开会,效率可言至少提高一半。
说到底,开会一般是为了去解决一个团队共同的问题的。它不应该提倡各位与会人员即时对某个问题提出看法,应该是最开始的时候就已经针对脑子里成成形的想法各抒己见,按照问题的核心找出最佳解决办法。头脑风暴式的会议不应该算作正式的会议,因为它的着眼点是要激发大家的思维,围绕问题创造出新的可能方案,却并不一定要求当场就得出问题的解决办法。布置任务式的会议是最让人难受的,因为我们都在被动地去接受,而没有办法去表达自己。因而小编建议布置任务这样的东西,以邮件的形式传达清楚,包括责任人、责任范围、截止时间、任务需要达到的效果等。所以,一句话,我们为了解决阻碍共同利益的问题而开会
配图来源网络
在会议里面的角色,大家应该体会很深。一般有人在主讲,有人一直处于被动听意见的状态。其实我们可以分为会议的引导者以及参与者。会议的引导者大致相当于主持人的作用,他负责贯穿会议的主线保证讨论不跑题,并且时刻调度会议气氛;参与者主要是负责发表及倾听意见的。如果你是会议的召集者,一般就要作为会议的引导者。
接下来要解决的问题是:当我们要开会的时候,我们应该干什么? 事情都有从准备到进行到收尾的过程,会议也一样。
准备工作:首先在举办会议时,会议发起人应将会议的议题以邮件或口头形式传递给参会人员,这样可以让参会人员明白会议讨论的主要内容,提前做好准备准备工作。会议发起人不仅要对会议的整个流程做好充分的准备工作,而且还要对在会议可能出现的其它变故做好充分的准备工作,并形成书面材料,同时将会议上要讲的内容提前以邮件形式告知其它参会人员,尽量保证在最短的会议时间内达到最佳的会议效果。
如何开会:在会议进行过程中,要找专人做好完整的会议记录。在会议结束后,将会议记录及最终讨论结果编辑成邮件发送给参会人员。在会议进行前,要确定好会议议题,在会议进行时所有讨论都要紧紧围绕议题展开,当参会人员偏离议题时,会议主持人有权及时打断,避免浪费大家不必要的时间,而得不到想要的结论。会议结束前,一定要得出会议讨论的结果,这也是举办会议的最终目的。没有结果的会议最终只能是浪费彼此的宝贵时间。
开会以后:会议发起人要做好会后的追踪工作,确保会议的讨论结果应用到了工作实践中,否则也将达不到会议举办的效果。引导者需要将会议的内容按主次整理好,再次发给与会者邮件。邮件的意义首先是校对会议中的信息是否被正确理解,再次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么。引导者也可以通过与会者对邮件的反馈采集会议的相关信息,以便今后效率提的更高。
会议作为现代管理最重要的沟通方式,会议的成败影响着企业决策的效率、执行的效率以及整个企业文化的健康发展,作为会议繁多的大型国有企业,更应将提高会议效率,避免无效会议作为企业管理者思考和践行的目标。而视频会议系统作为会议的重要组成部分,能够大大提高会议的效率并减轻会议主持的工作负担。
TAGS:视频会议会议
-
- 在当今全国化的商业环境中,与合作伙伴,供应商,投资者以及客户之前的关系都显得很重要。高质量的视频会议系统可以达到让彼此双方犹如面对面的感觉。也有统计说明【查看详细】
-
- 在线教育平台兴录播系统对于精品课程制作有着重要的帮助,方便高效的把教室内的上课场景录制成精品课程视频文件,上传到学校网络平台上供师生观看,实现教学资源的丰富和共享。【查看详细】
-
互动录播系统发展已成为教学课程上的好...2017-10-19
- 远程教育应用需求迅速提升,作为社会信息化重要的组成部分,教育信息化建设已经进入新常态,录播系统在教育信息化新常态的趋势下开始从单一的工具走向完整的解决方案。
【查看详细】
-
-
教育互动录播系统以其高效便捷的沟通方式,在远程教育和培训方面的优秀功能吸引了教育界的青睐,提高了教育行政部门、学校内部的管理沟通效率,减少通讯和培训费用,更为各类社会学员提供了一个方便快捷的网络互动教学平台。
【查看详细】
最新资讯
- 视频会议终端设备有什么用?与MCU有...2022-08-17
- 教育信息化发展下录播教室系统的特点介...2022-08-17
- 应急指挥系统设计应遵循的原则及系统总...2022-08-17
- 视频会议解决方案在远程医疗会诊远程医...2022-08-17
- 视频会议解决方案的应用能给企业带来哪...2022-08-15
- 城市应急指挥系统解决方案的通信需求有...2022-08-15
- 录播教室的功能应用优点体现在这几个方...2022-08-15
- 购买视频会议终端需要考虑的一些因素分...2022-08-15
- 应急指挥系统的应用提升政务单位的应急...2022-08-11
- 不同类型的录播教室应用方案的功能特点...2022-08-11
热门点击
- 什么是多点控制单元MCU 在视频会议中...2018-03-26
- 怎样搭建大型集团多方视频会议系统解决...2018-03-21
- 移动单兵解决方案_移动视频会议方案2017-03-28
- 视频会议系统方案具备哪些优势?2017-03-23
- 加强执法规范化建设 规范执法行为正确使...2018-03-28
- 软件视频会议系统相对硬件视频会议系统...2018-03-22
- 高清视频会议系统的组成需要哪些终端设...2021-11-19
- 保障高清视频会议系统的运行需要满足哪...2022-03-10