视频会议的应用早期是为大型企业和政府机关开发应用的。随着，社会发展与科技的进步，视频会议的使用范围已扩展中小企业甚至是个人通信。

视频会议技术优势有以下四点：
一、部署方便：通过局域网或者互联网接入到中心服务器，即可参加会议。
二、可集成数据会议：可以在召开视频会议的同时实现电子白板、程序共享、文件传输等数据会议功能，作为会议的辅助工具。
三、成本低：桌面会议终端不需要增加很多的硬件投入。而会议室型终端也只需要购买比较高性能的PC和视频采集卡即可，其成本也低于普通的硬件视频终端。国内的网络视频会议已经率先推出sas模式的会议系统，创新式的推出租用服务，更是让网络视频会议的成本降到一般企业可以接收的范围内。
四、使用方便：网络视频会议技术，采用“傻瓜式”操作界面，人们不需要太专业的知识就能够操作，在这方面，国内的网络视频会议提供商厂家就已经走在了技术的前沿了。

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视频会议在中小企业运用中的状况分析

 “单人次商务旅行的经济收益，中小企业明显低于大型企业”，研究表明，中小企业市场的商务忠诚度、合作可替代性、经济活动的规范度都低于大型企业。这样使得中小企业，无论是内部沟通或者外部沟通的频度都更高。同时，中小企业单笔业务的规模有限、合作期效长度有限，这又进一步增加了中小企业的沟通成本。

而在另一个角度看，中国市场是全球最大的经济市场。按照世行的购买力指标，2014年底我国经济总量已经超过美国。且从经济活动结构看，我国更依赖于制造、服务和交易性的“实体产业”，美国则“金融”为代表的虚拟产业比例较高。这种宏观经济环境决定了很多中小企业必须面对一个14亿人口、960平方公里、全球最大的“独立自由市场空间”。

经济活动的“空间”更大，往往给企业带来更多的成长机遇。但是，也增加了企业商务旅行和沟通的成本。尤其是随着2012年以来电商消费的爆发式增长，很多中小企业的触角已经从一县一市走向了全国市场、甚至国际市场。

中小企业经营的特殊性，以及伴随互联网经济而来的“企业经营活动外延”的不断扩大，“空间”成本的上升正在成为中小企业必须认真看待的一个问题。

“不能把视频会议简单看成一个开会的工具，这样的思维会限制企业对视频会议系统价值的挖掘”， 认为，企业、尤其是是中小企业视频会议系统应该成为一个“有效的企业管理”手段。应用视频会议系统，既可以实现传统的“面谈”效率和友好度，亦可以降低商务旅行的规模。

按照采用视频会议后，企业远程商务活动的“旅行”数量下降50%计算，实际减少的工时开销、旅行补贴开销、以及效率提升，相应办事人员减少的费用精简，将可以占到企业“三公经费”的7成以上。所以，虽然视频会议系统不是“一本万利”的买卖，但是在目前中小企业运营成本不断提升(过去五年，人均人力成本每年上升12%)的背景下，却是企业“减负提效”的好手段。

中小企业视频会议系统，一方面减少了商务旅行，降低了单次沟通的平均工时;另一方面，又可以依赖高效率、低成本的沟通技术，增加必要的沟通频率和环节，甚至轻易实现多方、多地域、全天多次沟通。——这既是“减负”，又是“提效”。

解决中小企业长期发展面临的“空间”成本上升问题，是中小企业不断进步的关键。而视频通信技术的成熟和发展，首次赋予了这一问题得到根本性解决的历史机遇。优先采用视频会议系统、提升企业运营效率将是互联网经济条件下，中小企业的必然选择。