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谈谈目前无纸化会议系统无纸化办公应用的优缺点
发布时间：2018-04-24 文章来源: 网络整理

 无纸化会议系统不但省时省力，还更环保。而传统的会议必然带来会山文海的困扰。一场重要的政府会议下来，纸质材料多则几百上千页，少则几十页，筹备一场大型会议光印刷和耗材费用就要数万元，而这些材料的准备、装订和分发更是费时费力，还需要专门的会务组去承担这项职能，增加人力成本。

  无纸化会议的好处不言而喻，而当下市场上的无纸化产品节省了印刷和会务方面的成本的同时，却增加了会议设备的一次性投入，一台自带大屏幕触摸屏的无纸化会议终端价格不菲。如何降低无纸化会议设备的成本，使之真正经济适用才是值得我们去探讨。

无纸化会议系统

图片来源网络


  目前，在无纸化会议系统领域中，按形式可以分为三大类型：
  1、固定型无纸化会议产品：其操作终端固定在会议桌上，以大型触摸屏为载体，通过安装操作软件实现无纸化功能，有升降、嵌入、折叠等形式。

  2、终端型无纸化会议产品：通过在会议终端上配置触摸屏，利用自主研发的操作平台实现无纸化会议。

  3、经济型无纸化会议产品：利用市面上的平板电脑或智能手机为操作终端，配合厂家开发的会议终端产品，以此达到无纸化会议的建立。

  面对类型多样，却千差万别的无纸化会议产品，我们的项目采购商必然会觉得一下子无从下手，对于一个公司或单位机构来说，采购任何一套会议产品，都会考虑以下众多的因素，如：工程造价、品牌、产品质量、产品功能、产品售后、用户体验等。而成本投入必然是影响一个采购项目的重要条件。下面将从成本投入的角度来分析它们的优缺点：

  一、操作平台的建设成本

  不同的厂家有着截然不同的差别，这里就不对此做比较。

  二、会议室相关设备配套成本（无纸化会议产品）

  从会议室装修配套成本来看，固定型无疑是造价最高昂的，其终端设备多为大型触摸屏，为了不破坏会议室的整体性，制造商常以升降或嵌入的形式来配置这一类别的产品，且多为有线设备，这就使得会议场所配套的会议桌必须根据产品的尺寸外观来订制改造。一个工程下来大大小小的办公设备购置、会议网络的搭建、会议产品购买，让整个工程价格提高不少。同时由于终端设备体积巨大，使得会议室单位面积内能容纳的开会人数减少，降低了会场单位面积的利用率。

  而经济型和终端型在会议室改造成本上突显其灵活性。只要简单的调整，搭建起会议终端，即可以把整套设备连接起来使用。

  三、终端设备成本（无纸化会议产品）

  在终端设备的配置上，由于固定型采用的是大型的触摸屏显示设备，其技术已经相当成熟，供应链结构完善，在众多的电子商务平台都能查询，价格透明。而终端型由于把触摸屏集成到了会议终端上，成为了制造商进行捆绑式销售的途径，用户缺少自由选购的空间。而经济型在这一层面上拥有其先天优势，只要购置相对实惠的会议终端，即可使用讨论、同传、摄像联动等基本功能，且无需软件支持。而功能的扩展只需要使用市面上任何的移动智能设备（智能手机/平板电脑）下载厂家所提供的免费APP即可实现会议表决、会议签到、会议议程查询、会议文件查询等功能。

  四、升级改造成本（无纸化会议产品）

  由于触摸屏的技术和尺寸随着时间的推移，原有的技术和屏幕的尺寸可能不合时宜，而采购会议设备时想一步到位的话，则一次性投入的成本可能超出预算，固定型和终端型在这方面缺点明显，目前可选择的屏幕尺寸有限，而后期要升级触摸屏时则必须整个终端更换，改造成本高昂。而经济型在预算有限的情况下，可以先配置较实惠的Pad，后期升级比较灵活，只要更换pad（或智能手机）就可以实现配置和屏幕尺寸的升级。

  五、会务人力成本（无纸化会议产品）

  由于固定型和终端型不具备可移动的灵活性，与会人员要是会后翻查会议文件，需要与会人员自备的移动存储器来拷贝或通过会务人员在会后通过邮件、第三方软件等形式来发放会议文件，不但增加了会务人员的工作量，还会对与会者造成诸多不便。然而经济型在这一层面上就能充分的发挥了其可移动的优势，会务人员只要通过无线网络根据会议的需求对相关人员发送会议文件，与会人员即可在会后随时随地通过手中的移动产品翻查。

  人性化的产品更适合现代会议的需求

  固定型和终端型无纸化会议产品与会议桌位置相对固定，不能轻易移动,操作受限，与会者只要稍微远离会议桌即有可能看不清楚触摸屏上的会议信息。而经济型无纸化会议产品由于采用的是智能终端产品（智能手机/平板电脑）与会议终端产品相结合的形式构建整套系统，与会者可以通过无线网络自由操作，不再局限于设备因素，有效提高会议效率。当会议召开的频率较低时，高昂设备的使用价值没有得到充分的发挥；而经济型配套的pad除了在会议开会时作为无纸化会议扩展应用之外，在不召开会议的时候， pad还可以拿出会议室作为其他用途使用，让设备价值最大化。更为人性化的设计理念才是现代会议所真正需要的。



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