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大型集团企业远程视频会议系统选择与组建方案介绍
发布时间：2018-10-07 文章来源: 网络整理

大型企业规模庞大，分支机构遍布全国，甚至延至海外。这给企业管理效率提升和成本控制带来了很大的难题。翻开大型企业的账簿，“会议支出”这项数字往往大得惊人。跨区域会议带来的交通费、住宿费、餐饮费、会务费等各种费用层出不穷，而且十分刚性，很难压缩，导致企业沟通成本居高不下。
选择一套视频会议系统，不仅能让大型企业跨区域沟通变得更容易，而且能够节约时间和成本，实现协同工作。目前，很多大型企业已经用上了视频会议系统，在项目实施过程中他们有时会走进某些误区，同时也积累了一些经验。在这里，我们总结出几点，供用户选型时参考。


大型企业 视频会议

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第一步：建立项目组
“合适的才是最好的。”大型企业在选购视频会议系统解决方案时，应一切以需求为出发点和归宿点。
在选型之前，许多大型企业的做法是先成立一个由3~5人组成的视频会议方案选型项目组。该项目组一般由企业CIO和有经验的IT部门成员构成，有些企业也会考虑请第三咨询机构的专家参与进行指导。项目组的职责是审批项目预算，与系统提供商沟通谈判，以及对项目实施进行指导、支持。

一般而言，大型企业根据自身行业特点对远程培训、多点会议、远程技术支持、远程客户交流等视频会议系统应用需求各有不同程度的侧重，他们非常强调视频会议系统的安全性，强调投资保护，并且关注系统的稳定性、功能多样性、服务优劣等指标，希望利用更少的资源来完成任务，以达到提高办公效率、节省时间与经费、缩短决策周期的目的。因此，项目组成立后的首要任务是了解企业需求，明确视频会议系统的建设目标。这时，大型企业需要问自己以下几个问题：

IT现状和背景如何？大型企业所处的业务环境和IT环境的不同，对视频会议解决方案的需求也大相径庭。比如，如果企业IT系统历史较长，出于投资保护考虑，往往对视频会议系统的兼容性要求很高，以达到和企业自身系统互联互通的目的，同时保持先进性。大型企业一般采用专网接入方式，能实现较高性能的音视频传输。在这种情况下，企业一般会考虑基于硬件的视频会议解决方案，但这种方案的可扩展性较差，不能灵活地根据客户需求进行调整。因此企业需要了解自己的业务应用需求，从而选择适合自己的方案。

业务应用需求如何？大型企业对视频会议的功能需求涉及音频传输、视频传输、数据共享等方面。例如，教育类企业对系统远程培训功能的要求较高，外向型企业要求系统能够扩展到海外网络节点。而有的大型企业对数据功能的需求比较强烈，希望系统支持电子表传输、支持文件共享功能。

企业对功能需求优先级如何？一般而言企业的视频通信需求可归纳为五个方面：1。音视频清晰流畅，真实的沟通体验；2。使用便捷，即开即用，每一位员工都会使用；3。成本节约，合理的建设成本和低廉的使用成本；4。维护简单，无需专业维护管理人员；5。应用丰富，满足会议、协作、培训等丰富的业务需求。因为大型企业的特点不同，需求优先级将有所不同。有的把安全性放在第一位，有的则稳定性优先。
如何进行成本预算？视频会议系统除了初期投资外，还需要企业承担维护费用，这部分费用，企业在进行成本预算时也应考虑进去。

第二步：确定建设模式
是自建视频会议系统还是采用租用模式？项目组要明确下面几点：企业由哪家网络运营商提供服务，企业对视频会议系统的使用频率如何，视频会议系统的预算成本是多少？回答了以上几个问题，项目组就能决定企业建设视频会议系统采取哪种模式。

一般来说，对比自建模式和租用模式，企业往往会很自然地认为租用模式的成本更低，值得采用。但许多企业的实践经验证实了该观点的片面性，因为租用模式常常会产生很多缺陷。
从系统架构考虑，视频会议系统基于企业基础网络建立，企业可以对整个建设过程充分把控。而租用模式则无法把控系统运行的安全性。

从系统使用频率考虑，企业自建系统虽然一次性投入较大，但也会带来高产出。如果企业使用频率较高，系统的投入产出效应也会较高。这时，租用模式反而不够经济。

第三步：选择供应商
目前，我国视频会议系统主要分为两大阵营。一是传统的基于专线的硬件视频会议厂商，包括一些国际知名大公司。这种基于专线网络视频会议系统的硬件解决方案由于要建设专网、设备昂贵、管理成本高、并且同时支持的群组会议成员少，很难提供音视频之外的数据功能和会议管理功能，往往无法适应用户的新需要。二是基于互联网的纯软件视频会议系统。它可以轻松地扩展到桌面，但像声音质量却有待提高，稳定性不强，维护的成本比较大。

目前，一些国际公司在基于专线的硬件视频会议系统上实力雄厚，应用案例丰富，处于垄断地位，在政府和垄断行业覆盖率较高。而在软硬结合领域，民族厂商开始崛起，已经以领先的技术和强大的服务，成为市场上较为强劲的力量。

如果企业对视频会议系统不太熟悉，可以通过拜访同行业视频会议系统用户了解应用情况。最好找和自己规模、特点及行业类型相似，以及实施了不同视频会议系统的用户，进行实地考察、交流，从而获得第一手资料，全面了解各种不同视频会议解决方案的优劣。

第四步：评估各家方案
在项目招标过程中，各家企业都会提交方案建议书，用户需要认真衡量比较各家建议书。经过上述考察后，大型企业会从行业、用户的角度，对视频会议系统有一定的了解，然后就需要直接评测和测试不同视频会议系统的优缺点了。当然，在这一过程中，要把视频会议的成本因素考虑进去，如果超过企业预算太多，应该在前期排除。

方案测评主要指对方案的一些关键指标进行考量，如安全性、清晰度、稳定性、兼容性、数据功能等进行测试和对比，这些性能分析包括先进性、实用性、可扩展性、开放性、安全性和可靠性等，然后得到技术总分。

第五步：综合考量确定最优
经过以上步骤之后，选型的几家重点厂商也就确定下来。剩下的工作就是综合评估，确定适合大型企业的最优视频会议解决方案。

综合评估除了前面提到的性能和功能指标之外，对视频会议厂商品牌、应用案例、服务经验，以及性价比等都必须进行考察。显然，选择行业内主流品牌，拥有丰富应用案例和实施经验、服务网络发达以及售前、售中和售后反应迅速的厂商，更受青睐。当然，性价比及企业的预算是一个硬指标。那些符合企业预算，性价比高，同时其他指标也不弱的解决方案，将赢得最后的胜利。


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